理想的なオフィス環境にするために～設計やデザインのポイント～

1．オフィスの設計について

オフィスの移転には、引っ越しや内装設計などの費用がかかります。費用を節約しつつも理想的なオフィスにするには、設計について知ることが大切です。そこで、まず、設計とは何なのか詳しく見ていきましょう。

1-1．設計とは

設計とは、土木・建築工事や機器製作などの計画を計算書・図面などで具現化することです。主に、工学や建築関連に使用されることが多いでしょう。設計の種類は、建築設計・都市設計・景観設計・ソフトウェア設計・データベース設計・物質設計・色彩設計など多種多様です。一からものづくりを始める際は、設計を何度もくり返しながら納得のいく形まで仕上げます。そして、最終的に決定した設計で具現化するのです。思い描いているイメージを具現化するには、設計が最も大切になります。

1-2．オフィスの設計の特徴

オフィスの設計は会社を発展させていくうえで大切な要素です。オフィスは会社の顔であり、従業員が働く場所になります。従業員1人当たりの面積はもちろんのこと、家具のレイアウトや休憩場所・ミーティングルームの設置など考慮する点がたくさんあるのです。ただ単に、仕事できる場所なら何でも良いわけではありません。工場は‟生産の場”になるので主役は「商品」です。しかし、オフィスの主役は「人間」になります。そのため、オフィスの設計は、何が主役なのか考えてデザイン・レイアウトを決めていかなければなりません。

1-3．目的

「創造性豊かなオフィスにしたい」「快適で高い利便性を追求したい」など、会社によってオフィス設計の目的が異なるでしょう。理想的なオフィスにするには、まず、「目的」を明確にすることが大切です。目的がハッキリできない場合、「なぜオフィスを移転しようとするのか」移転理由について考えてください。「今のオフィスが狭いから」「都市部に進展するから」など、移転理由があるはずです。オフィスが狭いのなら、従業員1人当たりの面積を増やすことに注目して設計します。また、創造性豊かなオフィスが目的なら、明るく快適で働きやすいレイアウトを考えましょう。具体的な設計を考える前に、必ず「目的」をハッキリさせておいてください。

1-4．メリット

オフィスの設計の大きなメリットは、現在感じている環境の不満を取りのぞくことができる点です。あるレンタルオフィスの会社が、20歳～59歳のビジネスウーマンに「オフィス環境に関する意識調査」をおこないました。結果、「化粧室が狭い・汚い」「作業・休憩スペースが狭い」「パソコン性能が不十分」など、あらゆる点に不満を持っていることがわかったのです。不満に感じている要素がわかっていれば、オフィスの設計段階で改善できます。オフィスのレイアウトはもちろん、パソコンなどの配線や照明にも気をつけることができるのです。従業員にとって働きやすい環境になれば、仕事の効率も向上します。まさに、オフィス設計は「悪い部分が改善できる」「仕事効率が上がる」と一石二鳥です。

2．オフィスの設計のポイント

理想的なオフィスづくりのために、設計のポイントを押さえておきましょう。きちんとポイントを押さえておけば、完成後に後悔することはありません。また、オフィスデザイン会社との話し合いも進みやすくなりますよ。

2-1．設計のポイントとは

設計のポイントは、効率・居心地・企業イメージ・コミュニケーションと主に4つあります。それぞれどんな点に注目すればいいのか詳しく見ていきましょう。すべて、オフィスレイアウトのコツになるので必ずチェックしてください。

2-1-1．効率

オフィスは従業員が仕事をする場所です。いかに働きやすい場所にするか、「効率的な空間かどうか」注目してください。書類が山積みになっていたり、従業員1人当たりのスペースが狭くなったりすると効率は下がります。一般的に、従業員1人当たりのオフィス面積は7～9㎡が最適です。7～9㎡／人以下のスペースは狭いと感じ、作業効率が悪くなってしまうでしょう。30人の従業員が働くオフィスでは、最低でも210㎡の広さを持つオフィスが必要です。また、人の移動する通路となる「動線」も考えなければなりません。各空間の利用頻度・建物の設備・非常時の避難・家具・備品の設置など、人の動きを考えると設計しやすくなります。

2-1-2．居心地

オフィスは、従業員全員が「ずっとここで働きたいな」と思えるかどうかが大切です。どんな職種の仕事でも、‟気分”というのは作業効率にも大きく関係してきます。オフィスのレイアウトをおしゃれにする・居心地の良い空間をつくることが設計に求められる要素でしょう。従業員にとって居心地の良い空間にするには、現在の‟問題点”を見つけることが大切です。どんなところに不満を持っているのか把握できれば、居心地の良さを追及できます。

2-1-3．企業イメージ

オフィスは企業の顔ともいえる場所です。そのため、初めて来社したお客様でも企業イメージが伝わるオフィスに仕上げなければなりません。たとえば、オフィスのカラーを基調にしたデザインや象徴的なロゴやイメージの使用などです。社員のワークスペース・休憩室に自分たちで製作したアイテム・商品などを置いて、自由に触れられるようにしている企業もあります。企業イメージを取り入れたオフィスデザインは、従業員のモチベーションにもつながる大切なポイントです。

2-1-4．コミュニケーション

オフィス製品を取り扱っているコクヨの調査によると、オフィスの移転・リニューアルで解決したい問題第1位に‟コミュニケーションの活性化”がランクインしました。ほとんどの会社が従業員同士のコミュニケーションに問題を抱えているのです。‟コミュニケーションがとりやすいオフィス”にすることも、設計のポイントといえるでしょう。具体的な方法としては、情報掲示板やカフェスペースの配置などがありますが、デスクやイスを低くしたり、ソファーを設置したりするだけでも効果的です。座ったままでも見通しがきくオフィスは自然とリラックスすることができ、コミュニケーションしやすい環境になります。

2-1-5．ゾーニング計画

オフィスの設計には‟ゾーニング計画”というものがあります。ゾーニング計画とは、オフィスにあるさまざまな機能空間を発揮するため、最適な配置を計画することです。受付・ロビーはオフィスの玄関、ミーティングコーナーは受付付近に設置すると移動しやすくなります。ゾーニング計画のポイントを以下にまとめたのでぜひチェックしてください。

• 来客スペースとワークスペースを分離する
• 来客との会議にミーティングコーナーへの誘導をスムーズにする
• 来客スペースと給湯スペースの位置関係
• 従業員へ配慮したスペースを確保する
• 役職者の配置に対する配慮をする

2-2．実例紹介

オフィスのレイアウトやデザインは、会社によってバラバラです。外国のオフィスのように、自由な発想と組み合わせて個性的な空間にする企業もあります。具体的に一体どんなオフィスがあるのか、以下のURLで確認してみてください。実際に、実例をチェックしておけばイメージしやすくなるでしょう。

日本や世界のオフィス環境NAVERまとめ

2-3．最近の傾向

日本のオフィスといえば、デスクがずらりと並んでいる様子をイメージする方が多いでしょう。しかし、最近のオフィスは‟ゆとりのある空間”をつくるところが増えています。デスクの幅を広くしたり、廊下を広くとったり、空間を広くとっているのです。また、1人に1つのデスクではなく、大きいテーブルを設置して数人で使う体制をとっている会社も増えています。数人で1つのテーブルを使うことで、コミュニケーションがとりやすくなるのです。

2-4．インテリアやデザインについて

インテリアやデザインもオフィス設計の基本の1つです。インテリアは企業のコンセプトに合ったものを選びます。企業カラーが白黒であれば、モノトーンのインテリアが最適でしょう。企業イメージを来客に伝わりやすくなります。また、デザインは変化がつけやすいタイプにすると良いですよ。毎日働くオフィスだからこそ、問題点を見つけて改善していかなければなりません。変わらない光景にマンネリ化してしまい、仕事への意欲もなくなります。そのため、変化がつけやすいデザインにするとマンネリ化が防げるのです。

2-5．注意点

オフィスの設計をする際、「レイアウトの寸法」に注意してください。オフィス空間において、レイアウトの寸法は居心地の良さや働きやすい環境づくりにつながる大切なポイントです。人と人がすれ違う場所では、最低でも1200mmの空間が必要になります。デスクの間をとおる道幅は900～950mmです。人が移動しやすいかどうか、デスクにいる人とぶつからない間隔をとっているかどうか、しっかり確認しましょう。

3．オフィスの設計を業者に頼むとき

オフィスの設計を業者に依頼するとき、いくつか注意点があります。業者に任せっぱなしはNGです。快適なオフィスづくりをするためには、注意点を把握して業者と話し合っていきましょう。

3-1．プロならではのメリット

オフィスのレイアウトや設計に実績・経験を積んでいる業者は、より適切で的確なアドバイスをします。素人ではわからない改善点を提示し、より良い仕事場づくりのプランを提案してくれるでしょう。実績・経験が豊富なプロだからこそ、会社のイメージにぴったりかつ快適なオフィスに仕上がるのです。

3-2．コンセプトの伝え方

業者にオフィス設計を依頼する際、必ず「コンセプト」を伝えなければなりません。コンセプトとは、「どういうオフィスにしたいのか」ということです。オフィス設計をおこなう際、まず、オフィスの基本方針(コンセプト)を決めていきます。基本方針といっても難しく考える必要はありません。たとえば、「明るく開放的なオフィス」「落ち着いてリラックスできるオフィス」など、大まかに決めてください。また、一緒に‟オフィスの設計で優先したいこと”もしっかり伝えておきましょう。会社のイメージを業者に理解してもらうことが大切です。

3-3．工事の流れ

移転先が決まったうえでのオフィス工事の流れを説明します。移転先が決まりしだい、移転計画を立てなければなりません。移転計画とは移転希望日をもとに必要な作業・スケジュールの整理です。計画の立案後、庶務関係の手続きをおこないます。そして、業者とのオフィスデザインのプランニングに移り、デザインが決まれば内装・設備・インフラ工事に突入です。移転3～10日前には、既存オフィスから移動するもの以外、すべて設置することになるでしょう。

3-4．デザインについて

理想的なオフィスづくりをするには、業者との打ち合わせが大切です。具体的に決まらずとも、業者と打ち合わせすることでイメージが固まってくるので安心してください。会社のコンセプトをきちんと伝えながら、最適なデザインづくりをしていきましょう。業者の中には、実際の事例を見せてくれるところもあります。実例を見てデザインを決めたい方は、1度業者に尋ねてみてください。デザインの打ち合わせは遠慮せずに、意見を伝え合うことが大切です。

3-5．業者選びのポイント

業者によって、新規オフィスの仕上がりが異なります。信用できる業者を選ぶため、「スタッフの対応」に注目してください。依頼者の意見をきちんと聞き入れつつも、適切なアドバイスをする業者は安心できます。実績と豊富な実績を持っている業者は、できるだけ最適なオフィスをつくるためにより良い提案をするものです。適当な態度をとる・意見を聞き入れてくれない・アドバイスをしてくれない業者は信用できません。何度も打ち合わせを重ねる相手なので、相性の良いスタッフかどうかも大切なポイントになるでしょう。

3-6．料金について

オフィスの設計費用は、およそ15万～400万円です。2～3人ほどの小さなオフィスなら、数十万円で済むでしょう。オフィスが広くなればなるほど、設計費用が高くなります。おおよその目安になりますが、レイアウト設計に25万～50万、設計管理に15万～40万、内装工事に100万～500万、通信工事に200万～400万円必要です。

3-7．見積もり・相談窓口

具体的な見積もりが知りたい方は、業者に見積もりを依頼してください。複数の業者に見積もりを依頼して比較することも、業者選びのポイントです。より適切な費用を提示しているのはどの業者なのか、把握しやすいでしょう。

3-8．注意点

オフィスの設計を業者にすべて任せてはいけません。業者に任せっぱなしにしていた結果、イメージとは異なるオフィスになったという失敗もあります。たとえ、実績・経験豊富なプロであってもより良いオフィスづくりをするには‟打ち合わせ”が必要です。どんなオフィスにしたいのかニーズをきちんと理解して、業者に意志を伝えていきましょう。

4．オフィスの設計に関してよくある質問

オフィスの設計に関してよくある質問を5つピックアップしてみました。

4-1．オフィスのレイアウトに風水を取り入れたい

運気を上げるオフィス全体の風水術があります。「執務スペース中心部にOA機器を設置しないこと」と「室内を明るくすること」です。パソコンやプロジェクターなどOA機器はオフィスに必要ですが、発生する電磁波が悪い気を起こしています。そのため、OA機器は部屋の隅に設置してください。また、オフィスが暗いことも運気を停滞させる要因です。照明を増やす・窓を遮るような配置は避けるなど工夫してください。

4-2．オフィスの改装にかかる費用はいくらか？

オフィスの改装工事は、およそ10万～30万円／坪です。改装の目的や坪数によって費用が変動するでしょう。

4-3．プライベートゾーンとは？必要なのか？

他人に影響を受けないゾーンのことをプライベートゾーンといいます。自分のプライベートが守れる場所ですね。チームプレーの仕事にプライベートゾーンは必要ありませんが、個人プレーが多い業種・業態の場合はプライベートゾーンの確保が大切になります。

4-4．会議室の広さはどのくらい必要か？

会議室は使用人数×2～3㎡が最適の広さになります。6人で使用する場合は、12～18㎡ですね。オフィスにいくつの会議室が必要なのかも考えなければなりません。

4-5．デスクレイアウトの種類が知りたい

対向式・スタッグ式・ベンゼン式と3つの種類があります。対向式は一般的なレイアウトで、デスクを向かい合わせにして効率良く設置するタイプです。スタッグ式はデスクを重ね合わせていく方式なので、1つのデスク当たりのオフィス面積が対向式に比べて大きくなります。そして、ベンゼン式は、1人当たりのオフィス面積が大きいです。そのため、打ち合わせやコミュニケーションに活用できる空間ができます。

まとめ

いかがでしたか？オフィスの設計は、会社によって自由につくることができます。1番に考えなければならないのが、「コンセプト」です。どんなオフィスにしたいのか理解することで、業者との打ち合わせもしやすくなります。そして、仕事効率やコミュニケーション・家具の配置・居心地など具体的なレイアウト・デザインを考えていきましょう。オフィス設計のコツをつかめば、従業員が働きやすいオフィス環境をつくることができます。